你是否常覺得要做的事情太多,時間根本不夠用?經常忙碌了一整天,在辦公室處理無數個 郵件和無止境的會議;在家中照顧孩子/家人,還要整理、準備三餐,還有各種代辦事項、家庭活動安排。直到晚上睡覺的時刻,才能真正的休息得以緩解。

我要和你分享【2個習慣養成,讓生活和工作變得更有效率】,這個tips不僅適用於在職父母們或家庭全職媽咪,當然上班族或專業人士(醫生、工程師…)任何人都可以參考。

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傳統的基本觀念重點:停止浪費時間,讓自己變得更有效率

在生活各種面向,當事情多到難以招架時,通常我們會做出兩種反應;
第一種:持續下去絕不中斷休息,像是熬夜、強迫自己在當天產生的效率最大化。
第二種:企圖用更大量的時間投入處理,像是將超時作業、加班成為常態。

為了提高效率,我過去也曾困在第一種反應做法,當時的自己在心理狀態上經歷了很大的低潮,試著閱讀心理學書籍,最後卻是在神經科學的文章,意外看到人體心智運作的分析,才在其中得到了啟示,因此我想用自己非專業但樸實簡單易懂的文字,以及個人心得分享給有需要的朋友們。

效率真正的關鍵是在於:配合自己身體的生理和心理

說到效率,我們終究只是個人,無法像電腦/機器人一樣,可以利用不間斷的運作加上更多時間的投入,我們人在處理各種事情上,體力和腦力無法像電腦/機器人常態維持一致性的高效能輸出。

若真想要生活上更有效率,真正的關鍵是在於配合自己身體的生理和心理,像是理解身心狀況,包含情緒狀態,這都能影響我們效率產出,能不能把事情做好。其實了解身心和情緒管理就是【意識能量】的察覺,接下來我會詳細解釋2個習慣養成的方式,以及實用的做法技巧,幫助你可以有效的落實,讓我們展開每新的一天都能擁有好狀態。

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習慣養成1.清楚維持自己的意識,再下決定

先別忽略思考,在開始著手進行例行事或工作時,先列出今天預計完成或執行的項目,有意識的列出與檢視這些事項。

其實我們每天都會有片段時刻,可以有機會選擇該如呵運用時間,舉裡來說:安頓/整理完家,或在辦公室結束和同事的對話甚至一通電話,你可以有意識的選擇接下來要做的事,千萬別因為熟悉例行工作而不去思考,匆匆略過這些時刻,你很有可能節省3-5分鐘的時間,卻讓自己開始做不對的事情。

免於瞎忙一場,善用短暫時刻給自己3-5分鐘有意識思考的做法

#想一想甚麼是最重要的?一件事情結束告一段落,這就是個絕佳用來思考的時刻。你可以事前就先列出所有預計的要執行的事項或工作,在這可以思考的短暫時刻,檢視一下要採取哪個行動。最重的就是,千萬別急著做你哪中浮現沒經過思考的下一件事。

#和當下掛念/ 自動意識下想做或一直掛念的事,保持一段距離。我在這裡所指的距離有「暫時離開現場」和「抽身讓心理保持距離」,例如若你按照常例,當在整理完家事後,眼看著離中午準備午餐還有一點時間,因此你就立刻先外出採買或處理帳單的事,快閃完成,你甚至會暗示自己這麼做是最有效率的,因為在這個空檔做這些事,今天下午原本外出的時段就能改成待在家。所以就這麼投入突如其來的安排,但時間飛逝,一轉眼你很有可能仍無法在預定時間回到家中處理午餐,並帶著慌亂的心情,趕快結束採買或帳單處理,而且回到家中,你很有可能仍舊處於心煩意亂的狀態。

如果試著先退一步讓自己從匆忙中抽身,和當下浮現或掛念的事保持一段距離,和自己說:我已經安排好今天的工作,現在可以花一點時間選擇要翻翻書、聽聽音樂、和寶寶玩,對我而言這些是最重要的事,因為做了這些事可以讓我的心情放鬆,保持愉快持續到下午。思考過後,你會讓自己輕鬆一些,讓身心大腦恢復精力繼續後面的工作。

#善用突如其來的干擾。在日常生活中就算再怎麼精心安排與規劃,干擾是無可避免的。無法避免突然的電話要接、寶寶在家中的小插曲、掛號信要收,在辦公室的話就會有突如其來的電子郵件要回、會議要開、突然同事出現討教或討論問題;這些干擾我們不知道會在何時出現,但可以確定的是,這些事會出現在一天當中的可能性很大,而這些干擾正是一個可以用來意識思考的時間點。

當一個干擾突然出現時,我們往往會自動反應,讓無意識的狀態下自動引導自己去做下一件事,我們應該要有意識的策略性去思考做出選擇,減少不理想的行為反應,才不會導致浪費時間。

事先計劃好「如果被干擾時,我可以做某件事」,而不是「我不要做….」。

通常告訴自己不要做哪些行為的反向計劃幾乎不會成功,我們可以將常出現的干擾列出來後,計劃當這個時刻出現時,自己可以採取的動作或安排,光是列出來思考和計劃,你就能提高成功實踐的可能性。

#別急著立刻做下一件事。你在完成一件事情時,別想可以馬上做哪件事比較容易,而是告訴自己「拉回意識,現在是一個可以意識思考的時刻」,讓自己暫停一下,起身離開結束事情的現場,喝杯水或咖啡。

有關決定,只要掌握一個重點: 當天甚麼事最重要?當你可以退出一步思考、休息片刻,你會更容易看清或想起當天的重要工作。

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習慣養成2.辨識與善用情緒,管理好自己的意識能量

不少專家在談效率時都建議,管理時間最好的方法,就是聚焦在第一優先的項目。身為媽媽的我曾同時在家全職照顧過寶貝加上創業,收掉公司後加入其他公司成為的雇員,在工作家庭都得兼顧的體悟下,這個建議有60%正確,相信多數人也認同這個做法,但它忽視了一個要素,這是我從神經科學文章所看到的「意識能量」,它是驅動我們行動表現的power

我們在做的每件事都會消耗意識能量,甚至是產生意識疲勞或者引發情緒,每個人一天能分配的時間和意識能量是有限的,我們可以策略性的在適當的意識能量來處理合適的事情。

管理意識能量有三個重點觀念

#自我控制的同時也會消耗我們的自制力。大腦部分的運作,是在指揮和修正我們的思考、感覺和行動,例如控制情緒、壓抑購買東西的衝動,又或者當寶寶半夜哭鬧時,我們就會克制別在賴床,大腦整天都在處理數個自制行為和事務。當我們在產生自制的行為時,其實自制力也會同樣的被消耗,所以對上班族來說在經歷幾小時工作、大腦運  轉過後,通常都會難以抗拒下午茶的甜點或手搖杯。

#集中精神處理重要的事。千萬別在一件極為重要的事情/工作前,安排突如其來非重要和認為簡單的項目,我們應該要做的是將意識能量集中在最好的狀態,為接下來的事情/工作進行準備。

#善用情緒的影響力。正面情緒永遠是意識能量的養分,愉悅的心情能夠助於發揮創意、格局放大、不再這麼拘泥,甚至可以迅速精準的做出決定。如果你希望學會輕鬆看待不重要的事物,保持好心情就能有所幫助囉,例如透過一些行為、活動,像是幫助需要幫忙的人,實際的做出行為,就能夠有效幫助你產生正面情緒,又或者回想過去曾帶給你正面情緒的事,也能夠幫助自己產生正能量喔!

至於負面的力量,例如:憤怒的力量,也是可以有效的被利用,我在這裡會更傾向管理和運用情緒,而不是激發憤怒負面的想法。我們都聽過激將法,若要激勵人接受挑戰時,除了鼓勵之外,最好的方式就是激將法,激發人接受挑戰證明自己

悲傷的力量,能夠讓我們在做決策時保持中立、公平、更審慎的思考該如何做。悲傷的情緒也可以使我們更傾向努力讓傳達訊息 更具有說服力。因此當你需要深思熟慮時,悲傷的情緒也是有可能幫助到你的。

多數會產生意識疲勞的事情這幾項:

  • 數個小時做同一件事,長時間維持一個姿勢 沒有走動。
  • 沒意識下的查看手機、進行社交聊天、追劇、看電視。
  • 檢查修正錯誤。
  • 思考安排事情和工作內容。
  • 追趕任何的截止期限,像是設計、文案、赴約一場快遲到的會面/約會。

但我們又很難100%完全躲過意識消耗,與其要求100%完美表現,我會建議不如有策略性選擇事情。

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當你過度疲勞或者情緒起伏過大時:

  • 你可以透過緩慢的深呼吸,這也是我在前一集節靜心遊戲音頻中有提到的方法,緩慢的深呼吸可以幫助你冷靜下來。
  • 嘗試小睡片刻,大約是10分鐘的效果最好,10分鐘可以有效減輕疲勞,重新讓意識聚焦。
  • 讓自己開懷大笑,好心情可以幫助我們恢復精神,這是最簡單的方法。
延伸閱讀:讓孩子學會安頓自己的【2個靜心遊戲】

其實我們也可以透過事先察覺自己可能的情緒,安排後面的事情與工作。

例如你知道即將在不久的之後有一場很嚴肅的會議或計劃需要執行,但近期因為例行或手頭邊目前的事情或工作,讓你長時間心煩氣躁,這時候你可以留出片刻時間想想做了甚麼事,或在甚麼樣的情境會令你心情好,例如和朋友見面喝杯咖啡,能夠讓你放鬆愉悅,那麼你就在接下來嚴肅會議和計劃執行之前,安排時間和朋友們碰面喝杯咖啡吧!

愉悅的心情可以讓你發揮創意,提高正面能量,更有利於展開後面嚴肅的會議或計劃準備呢!

學會接受自己沒這麼完美,你會變得更好。

我們時間和意識能量終究有限,最重要的應該是好好選擇在擁有顛峰狀態的時刻做對的事,而不是企圖做完所有事,搞得自己精疲力盡之外,每件事都做的草率、平淡無奇。接受自己的不完美,刻意的選擇放掉一些事,不僅能夠提升效率,也能幫助自己辨識出寧可不做的選擇。

我建議當你開始嘗試這個方式管理,可以試著在一件事情完成後 所出現的片段時刻,不妨自由繼續下一件事情,然後在告一段落後回過頭來檢視。(文章底下附上意識能量檢視表提供輔助你。)

記得,當你需要處理最重要的事情時,策略性的排開其他事,管理好自己的意識能量,幫助自己擅用每天有限的時間,將效能最大化處理各種事務。

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